Des collègues seraient intéressé(e)s ?

Publié initialement le 24/03/2016, mis à jour le 19/05/2020.

Cet article nous a été inspiré par un email rédigé par un employé de Google. Il parle de productivité et nous l’avons trouvé pertinent, c’est pourquoi nous en avons fait un article dédié aux recruteurs.

Les secrets de productivité des cadres de Google (pour votre inspiration)

Jeremiah Dillon, employé chez Google, a écrit un mail à son équipe concernant la gestion du temps.

Ses collaborateurs lui ont demandé de diffuser au maximum ses conseils, que voici :

Sujet: Si vous n’avez pas le temps de lire cet email… lisez-le deux fois.

On fait une pause et on respire. Maintenant, pensez à la manière dont vous gérez votre temps. En ce qui me concerne, j’ai encore des progrès à faire.

On dit qu’il y a deux modèles de gestion du temps: celui du manager, et celui du créatif.

La journée du manager est une suite de plages d’une demi-heure, chacune étant consacrée à une activité différente. Un peu comme un Tetris: on manipule des blocks pour remplir les espaces disponibles.

La journée du créatif est différente. Il doit concevoir, fabriquer, construire. Mais avant cela, il doit réfléchir. L’emploi du temps le plus efficace pour lui, c’est la demi-journée ou la journée entière. Une seule réunion d’une demi-heure au milieu d’un “Make Time” peut entraver le processus créatif.

 

Nous devons tous être créatifs, une meilleure productivité conduit à une meilleure performance.

Ok. Super idée. Je vais la mettre en œuvre… quand j’aurai le temps. Là, je suis en retard à ma réunion.

Non, non.

Ça ne marche pas comme ça. La seule manière de réussir à gérer son temps efficacement, c’est d’y mettre de la volonté. Créez une note d’intention dans laquelle vous définirez précisément les modalités de mise en œuvre de Make Time pour vos projets. Je vais vous raconter une anecdote à propos d’une étude menée sur le sujet:

  • On a demandé aux personnes du groupe de contrôle de faire du sport une fois la semaine suivante. 29% ont tenu parole.
  • On a donné la même tâche aux membres du premier groupe témoin, en leur expliquant dans le détail en quoi l’activité physique était importante pour la santé (par exemple: “Si vous ne faites pas de sport, vous vivrez moins longtemps.”). 39% ont tenu parole.
  • On a demandé aux personnes du deuxième groupe témoin de s’engager à faire du sport à un endroit et un horaire spécifiques qu’elles avaient choisi elles-mêmes. 91% ont tenu parole.

 

Engagez-vous à préserver Make Time sur votre calendrier, y compris l’heure et l’endroit où vous serez créatif et, dans l’idéal, ce que vous créerez. De cette manière, vous serez sûrs de tenir parole.

Ah bon? Alors je peux faire ça… vendredi en toute fin de journée, après toutes mes réunions?

En fait, non. La plupart de nos réunions pourraient être plus courtes ou concerner moins de monde, et certaines n’ont même pas lieu d’être. Prenez plutôt tout ce temps pour votre Make Time.

Mais n’attendez pas le vendredi après-midi pour vous y mettre: le moment que vous choisissez importe réellement. Votre niveau d’énergie suit une courbe descendante en fin de semaine.

Essayez d’en tenir compte.

La semaine du recruteur : organisez vos tâches en fonction de votre rythme biologique

Prévoyez de faire les choses suivantes:

Le lundi. Vous vous remettez progressivement à la tâche après le week-end. Prévoyez des tâches simples: fixez-vous des objectifs, organisez-vous, planifiez.

Le mardi et le mercredi. C’est votre pic d’énergie. Attaquez-vous aux problèmes les plus complexes, écrivez, faites un brainstorming, préparez votre Make Time.

Le jeudi. L’énergie commence à faiblir. Organisez vos réunions, surtout quand il faut parvenir à une décision consensuelle.

Le vendredi. Votre énergie est au plus bas. Commencez des tâches que vous n’allez pas forcément terminer le jour même, prévoyez à long terme, et soignez vos relations professionnelles.

Privilégiez toujours la matinée car vous aurez plus de mal à prendre des décisions l’après-midi. Réservez la fin de journée pour des tâches nécessitant moins de réflexion.

Voici le nouveau défi que je vous lance: créez et prenez soin de votre Make Time et, avant de “voler le fauteuil d’un collègue”, demandez-vous si cela perturbera son Make Time.

J’ai installé Make Time sur mon calendrier. Ne le remplissez pas à ma place, et je ferai mon possible pour ne pas remplir le vôtre.

 

Testez la méthode POMODORO pour devenir un meilleur recruteur

Vous collectionnez les tâches, avez de longues journées de travail et peu d’heures de repos. Résultats: vous êtes fatigué, vous avez l’impression que votre travail n’avance pas et vous êtes stressé.

Et pourtant, certaines personnes, pour une même charge de travail arrivent cependant à tout faire dans la journée, rentrent chez elles tôt et mènent une vie parfaitement équilibrée.

Comment font-elles ? Possèdent-elles des connaissances particulières ? Absolument pas, elles ont juste opté pour un mode de vie efficace et intelligent.

Voici cinq techniques élémentaires qui vous permettront enfin à cette liberté.

Stop au Multitasking avec POMODORO

Beaucoup de gens se trompent en pensant qu’ils sont bons au travail multitâche. Mais en réalité, très peu peuvent solidement se concentrer sur plus de une ou deux tâches à la fois. Pour y remédier, nous avons voté pour une technique qui a fait ses preuves dans le temps: la méthode Pomodoro.

Elle a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle consiste à travailler de manière intense sur une tâche et une seule pendant 25 minutes puis de s’accorder une pause. L’avantage de cette méthode est que l’on se concentre vraiment sur une tâche sans être sans cesse distrait.

Apprendre à déléguer

Un des grands classiques de la gestion du temps au travail, c’est l’art de déléguer. Pourtant, confier certaines tâches à ses collaborateurs n’est pas toujours simple. Difficile de se faire à l’idée d’abandonner le contrôle car déléguer est souvent vécu comme tel.

Il faut, pour cela, avoir toute confiance en la personne à qui l’on délègue, adapter ses demandes en fonction du collaborateur retenu et comprendre que déléguer consiste surtout à: gagner du temps, saisir une opportunité de développement, améliorer le degré de participation, et enfin à être plus performant.

Organiser la pyramide des tâches

Listez et classifiez ce que vous avez à faire en fonction de son importance et de son degré d’urgence puis essayer de les mettre dans les catégories suivantes :

  • Important et urgent : à s’occuper avant le reste
  • Peu important et urgent : peut être déléguer à quelqu’un
  • Important mais non urgent : à faire après les choses urgentes et importantes
  • Peu important et peu urgent : à déléguer ou à faire en dernier

On trie, on classe et on range !

Basique direz-vous, mais pour être efficace au travail, un bureau rangé et organisé est la première étape à mettre en place. Quand votre patron ou un collègue vous demande un dossier, un document ou une information, vous devez pouvoir répondre immédiatement.

Pour cela, triez tout ce qui est sur votre bureau et dans vos armoires, classez les documents dans des classeurs, chemises, pochettes, dossiers suspendus.

Cela s’applique également à votre ordinateur car de plus en plus de dossiers sont sur informatique et si c’est le bazar dans vos documents, vous perdrez du temps à rechercher vos fichiers.

Passer du temps à ranger vous en fera gagner par la suite et vous évitera du stress inutile.

Soignez son hygiène de vie

Difficile d’être efficace au travail sans une bonne hygiène de vie : de bonnes nuits de sommeil, une alimentation équilibrée et enfin de l’activité physique !

Alors on dort suffisamment, on mange correctement et pas devant son ordinateur et enfin des qu’on peut faire une pause, on l’a fait, cela permet de régénérer son cerveau de maniere effective.

 

Etre efficace au travail demande de la discipline ! Il faut 21 jours au cerveau pour mettre en place de nouvelles habitudes. Si si, c’est la science qui le dit!

En étant rigoureux vous rentrerez à la maison plus tôt et vous aurez une vie équilibrée. En mettant en place ces conseils, vous serez plus productif et vous pourrez même espérer avoir l’estime de votre employeur. Alors? Elle est pas belle la vie?

 

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