Avec des outils numériques de plus en plus aboutis, les pratiques ont elles aussi évolué et tendent vers une optimisation et une simplification croissante des processus. Le recrutement n’a pas échappé à ces évolutions, et l’automatisation y prend une place de plus en plus importante.

Voici comment automatiser ses recrutements, en utilisant les derniers outils et tendances en matière de pratiques d’automatisation.

ATS, intelligence artificielle et machine learning

D’après l’enquête sur le recrutement et la recherche d’emploi menée en 2019 par RegionsJob, 46% des recruteurs interrogés utilisent un ATS pour automatiser leurs recrutements, et 18% envisagent de le faire.

L’ATS, ou Applicant Tracking System, est l’outil le plus complet et abouti pour automatiser ses recrutements.

Avec ses nombreuses fonctionnalités, sa compatibilité avec de nombreux outils et sites web, et l’intégration des dernières avancées technologiques telles que l’intelligence artificielle et le machine learning, les ATS permettent désormais d’automatiser de nombreuses tâches liées au recrutement.

Quelles tâches automatiser ?

Les tâches rapides et répétitives

Certaines tâches inhérentes à tout recrutement sont facilement automatisables, parce qu’elles sont basiques et répétitives.

Par exemple, vous pouvez mettre en place un système de notifications automatiques, qui vous alerte, vous et toute autre personne concernée, lors de modifications importantes (réception d’une nouvelle candidature, candidat passif qui redevient actif dans sa recherche d’emploi etc.).

Certaines communications avec les candidats peuvent également être automatisées, comme par exemple l’envoi d’un message pour les informer que leur candidature a bien été reçue.

La diffusion d’annonces d’offres d’emploi

La multidiffusion est l’une des fonctionnalités les plus utilisées sur les ATS. Elle permet de diffuser votre offre d’emploi simultanément sur tous les jobboards et sites spécialisés de votre choix.

Les derniers ATS disponibles sur le marché, comme par exemple Candidesk, sont compatibles avec la majorité des sites d’offres d’emploi.

En automatisant à la fois la diffusion des annonces et la réception des candidatures, vous gagnerez déjà beaucoup de temps sur votre recrutement et pourrez vous consacrer à des tâches plus importantes et non automatisables, comme la préparation des entretiens d’embauche, par exemple.

Le sourcing de candidatures

Point clé de vos processus de recrutement, le sourcing de candidatures est aussi l’une de tâches les plus difficiles à mener de manière efficace, sans compter son aspect très chronophage.

Les logiciels ATS permettent d’automatiser le sourcing. En sélectionnant des critères de choix précis, l’ATS se chargera pour vous de trier les candidatures reçues, et d’en sourcer de nouvelles si besoin.

La présélection de candidatures

Une fois vos candidatures réceptionnées, il va falloir les étudier une par une pour présélectionner les plus prometteuses d’entre elles en vue des entretiens d’embauche. Cette tâche est également automatisable, totalement ou partiellement selon vos besoins.

Avec des fonctionnalités telles que le matching et le scoring, qui permettent de classer les candidatures selon des critères précis et prédéfinis, les logiciels de gestion de candidatures peuvent déjà faire pour vous une première présélection instantanée.

Selon vos besoins, vous pourrez alors soit voir tous les candidats présélectionnés automatiquement en entretien, soit faire une seconde présélection manuelle plus affinée.

Automatiser la communication

Des fonctionnalités telles que les chatbots peuvent vous permettre d’automatiser certaines de vos communications lors de vos campagnes de recrutement. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour vos communications en interne uniquement, ou pour communiquer certaines informations aux candidats.

Certaines entreprises utilisent même les chatbots pour faire postuler les candidats à leurs offres, ce qui leur permet de leur poser déjà quelques questions, afin de faire un premier filtrage des candidatures dès leur réception.

Automatiser l’organisation des entretiens d’embauche

Avec un outil capable de gérer plusieurs plannings simultanément pour la prise de rendez-vous entre plusieurs personnes, il est également possible d’automatiser en partie l’organisation de vos entretiens d’embauche.

Une tâche parfois très compliquée et chronophage à réaliser manuellement, particulièrement si plusieurs personnes de services différents avec des emploi du temps différents doivent participer aux entretiens.

Automatiser ses recrutements : l’erreur à éviter

Automatiser ses recrutements semble ne présenter que des avantages : simplification des processus, gain de temps, gains en efficacité, optimisation des coûts etc. Cependant, ces avantages apparaissent à condition d’utiliser l’automatisation à bon escient.

La principale erreur à éviter, dans laquelle les recruteurs ont tendance à se laisser entraîner facilement est de vouloir se rapprocher le plus possible d’une automatisation à 100%.

Le but de l’automatisation est principalement de vous faire gagner le plus de temps possible pour que vous puissiez vous consacrer pleinement à l’étude des meilleures candidatures reçues, et de les recevoir dans des entretiens d’embauche bien préparés, afin de faire un choix final serein et éclairé.

L’automatisation des recrutements s’inscrit dans une stratégie globale d’optimisation de l’efficacité, de la gestion du temps et du coût.

Tous les collaborateurs participant à vos campagnes de recrutement devront également être intégrés à ces process d’automatisation pour en tirer un maximum de bénéfices. Vous pourrez ainsi concentrer tout votre talent et toutes vos compétences au choix du meilleur candidat possible pour chacun de vos postes à pourvoir.

Guide des ATS

Dan Guez
Écrit par : Dan Guez

Pionnier du Digital et Social Sourcing en France, Dan Guez évolue depuis près de 20 ans dans le monde du recrutement digital. Après plusieurs années au service d’Adecco puis Keljob, il devient Sales Manager du groupe AdenClassifieds (Cadremploi, Keljob). En 2008, Dan Guez co-fonde OpenSourcing, le premier cabinet de recrutement parisien exclusivement tournée vers la chasse de candidats sur Internet (open-web , réseaux sociaux, sites emploi, CVthèques, métamoteurs…). En 2014, il décide d’aller encore plus loin dans l’accompagnement de ses clients en faisant développer en interne un ATS 100% sourcing ! Reconnu dans l’écosystème RH français pour son expertise, Dan Guez intervient régulièrement sur des événements portant sur le recrutement digital et les thématiques du sourcing.

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