Comment mettre en place un ATS ?

Bien exprimer vos besoins

L’éventail d’application d’un logiciel recrutement peut être très large, la première étape consiste donc à définir vos besoins correctement afin de choisir le bon outil puis de bien l’utiliser. Inutile d’opter pour des fonctionnalités qui ne vous serviront pas à grand-chose et risquent simplement d’embrouiller l’esprit des utilisateurs. Au départ, n’hésitez pas à désactiver ou ignorer les options inutiles, quitte à les remettre en service plus tard, une fois que la maîtrise de l’outil principal sera acquise. Trop de nouveauté d’un coup pourrait faire plus de mal que de bien.

Choisir un bon partenaire

Un éditeur de logiciel RH n’est pas qu’un prestataire : il doit être un véritable partenaire, disponible et réactif, capable de répondre à vos questions en particulier dans les premiers jours d’utilisation, qui sont cruciaux pour une bonne adoption. Assurez-vous qu’il soit joignable et que le service client soit capable de vous venir en aide. Et n’hésitez pas à le déranger : il est là pour ça, et il peut vous assurer des solutions rapides à des problèmes qui risqueraient de vous coûter deux jours de migraine, à vous qui ne connaissez pas la réponse évidente.

Y travailler en amont

Pas question de débarquer un jour au bureau en annonçant « On change de système aujourd’hui ! » Vos collaborateurs doivent être prévenus bien avant pour une adhésion totale, voire impliqués dans le processus de choix, sans quoi vous risquez vite de rencontrer de la résistance et de tomber dans le chaos. Ils doivent aussi être formés afin d’optimiser leur utilisation de l’outil. Pour cela, vous pouvez soit demander de l’aide à votre fournisseur, qui formera lui-même toutes les personnes qui auront accès au logiciel, soit former une ou deux personnes en interne qui pourront à leur tour expliquer le fonctionnement aux autres.

Impliquer tout le monde

Un logiciel RH n’est pas que pour les RH ! Tout le monde, de la direction générale aux collaborateurs en passant par les managers et chefs de service, doit comprendre l’intérêt de l’outil et avoir au moins une petite idée de la façon dont il fonctionne. Si l’un des services de l’entreprise recrute de manière régulière, impliquer son directeur ainsi que les managers et leur créer un profil utilisateur se révèlera vite utile pour une meilleure collaboration et plus d’efficacité dans le recrutement.

Evaluer très vite

Enfin, si quelque chose se passe mal, mieux vaut vous en apercevoir dès le début afin d’y remédier le plus tôt possible. Vous pouvez bien sûr analyser les chiffres pour savoir si l’outil est aussi performant que vous l’espériez, mais ne négligez pas l’aspect humain : demandez leur avis aux utilisateurs, puisque le succès de l’initiative repose principalement sur eux. Vous pouvez vous y prendre de manière formelle en leur faisant remplir un questionnaire de satisfaction par exemple, ou plus simplement discuter avec eux et être à l’écoute de leur retour. Le meilleur moyen de découvrir les dernières astuces du sourcing et les Best Practices du recrutement digital !

‍