Quel est l’intérêt d’une externalisation RH et comment la réussir ?

Les raisons de l’externalisation de l’activité RH

Améliorer la productivité

Les ressources humaines connaissent aujourd’hui un nombre important d’évolutions, tant sur le plan technologique que réglementaire et stratégique. L’externalisation permet de s’épargner la veille relative aux évolutions légales et réglementaires ainsi que de diminuer la charge administrative relative à l’activité RH. Elle permet également d’avoir accès à des outils dont l’entreprise n’avait pas connaissance ou qu’elle n’aurait pas pu acquérir elle-même. Enfin, l’externalisation permet d’assurer la continuité de l’activité mise à mal par les démissions et mutations internes que peut connaître l’entreprise au sein de son département RH.

Optimiser ses coûts

La principale raison de l’externalisation RH est l’aspect financier. En sous-traitant cette activité, les employeurs peuvent moduler leurs coûts RH en fonction du nombre de collaborateurs de l’entité. Ceci est particulièrement vrai pour les entreprises avec une activité saisonnière. Ces dernières ont un effectif variable en fonction du moment de l’année. L’externalisation permet d’adapter le coût de la gestion RH en fonction de l’effectif. Lorsque cette activité est internalisée, les charges relatives aux RH sont fixes toute l’année. De plus, le recrutement de professionnel RH est compliqué et coûteux. Externaliser leurs taches permet également aux entreprises de réaliser des économies.

Se concentrer sur les activités stratégiques

Externaliser ses activités RH revient à « acheter du temps ». En fonction de la taille de l’entreprise, le temps doit être alloué le plus possible aux activités stratégiques. Ainsi, l’activité RH peut être totalement externalisée lorsqu’elle n’a que peu de valeur ajoutée. Au contraire, dans les entreprises où l’activité RH est primordiale, il est possible d’externaliser les tâches répétitives et chronophages (comme la paie par exemple ou le recrutement) pour mieux se centrer sur les activités stratégiques relatives aux RH (comme la gestion des talents ou encore la qualité de vie au travail).

Assurer la continuité

En externalisant des activités RH, les entreprises assurent une continuité des tâches et diminuent la dépendance qu’elles peuvent avoir vis-à-vis de certains collaborateurs (qui peuvent s’absenter). Ceci est d’autant plus vrai dans les entreprises qui ne disposent que d’un collaborateur RH.

Comment réussir son externalisation RH ?

Choisir le périmètre des activités RH à externaliser

Tout d’abord, il convient de déterminer l’objectif de l’externalisation des activités RH. Est-ce de pouvoir se conformer à la réglementation ? D’optimiser ses coûts ? En fonction de l’objectif initial, l’entreprise doit choisir le périmètre qu’elle veut confier à un cabinet externe. En général, sont externalisées les activités qui peuvent être réalisées selon des procédures bien définies (le recrutement ou RPO, c’est-à-dire Recruitment Process Outsourcing, la paie, les renouvellements de contrat, les fins de contrat, les absences, etc). L’établissement et la mise en place des stratégies RH sont moins externalisées et font généralement l’objet de missions de conseil.

Préparer l’externalisation des activités

Pour cela, il convient de définir et de préciser les processus des taches RH telles qu’elles sont réalisées avant l’externalisation. Un consultant pourrait permettre d’optimiser ces processus afin de faciliter leur externalisation. Cela permettra de faciliter la passation, mais surtout de garder sa politique RH. En sous-traitant certaines activités, l’accès aux données n’est plus direct. Il est donc important de définir la donnée que vous souhaitez recevoir périodiquement et le format des rapports.

Enfin, il est nécessaire d’inclure les collaborateurs RH dans le processus. Non seulement ils sont acteurs dans la passation, mais ils seront également les interlocuteurs du cabinet et réaliseront le suivi des missions qui lui seront confiées.

Bien choisir son cabinet

Bien qu’optimiser ses coûts soit une motivation première pour les entreprises, il est important de ne pas choisir son prestataire uniquement en fonction de ce critère. En effet, le but est d’abord de choisir un partenaire de confiance à qui seront confiées des taches importantes. Choisir le mauvais partenaire peut mener à des situations qui engendreront des coûts importants (en négligeant l’aspect réglementaire par exemple). Ainsi, il est important de vérifier que le partenaire comprend sa mission et intègre la politique de l’entreprise.

L’externalisation RH a pour but d’optimiser les coûts, d’améliorer la productivité de l’entreprise et d’accorder plus de temps aux activités stratégiques. Mais pour qu’une externalisation RH soit réussie, il est primordial de définir ses objectifs et d’identifier ses risques et de préparer l’externalisation des activités. Enfin, il est important de bien choisir le cabinet à qui seront confiées les tâches à sous-traiter.

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