Selon le baromètre Linked In de l’emploi, le pourcentage de salariés revenus travailler chez un ancien employeur a augmenté de 36% en 3 ans. On parle même de tendance de « l’employé Boomerang ». Tout comme une organisation soigne son onboarding (recrutement), elle se doit de prévoir une procédure d’Offboarding (départ d’un salarié). De plus, un ancien collaborateur peut être un excellent ambassadeur, comme il peut être un fervent détracteur. C’est pourquoi il est très important d’organiser son départ.
Accès rapide :
Offboarding : organiser la transition
Informer les collaborateurs
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il convient d’en informer les équipes rapidement. Cela permet de maintenir une bonne communication interne. De plus, cette transparence rassurera les collaborateurs qui se sentiront impliqués et évitera la propagation de rumeurs infondées. Les prévenir permettra également aux autres collaborateurs de finaliser les tâches déjà commencées.
Trouver son successeur
Par promotion interne ou recrutement externe, il est important de trouver rapidement le successeur du collaborateur sur le départ. Ainsi, la transition pourra se faire en douceur. Le remplaçant aura le temps de s’acclimater à l’environnement de travail et le collaborateur en processus d’Offboarding pourra lui expliquer le fonctionnement du poste. Il est utile également de former la nouvelle recrue.
S’assurer du transfert d’expertise
Il est également important d’anticiper le départ d’un collaborateur afin de garantir la continuité des projets. Il est important que le collaborateur qui quitte l’entreprise transmette toutes les informations à sa disposition à son successeur. Il peut s’agir de documents, de rapports, de contacts… Le but étant que l’expertise soit transmise, afin que le nouvel occupant du poste puisse réaliser ses tâches rapidement et efficacement. Pour veiller à ce que la transition se passe bien, il est possible de planifier des réunions pour discuter de l’avancement.
Gérer les formalités administratives lors de l’Offboarding
Récupérer le matériel mis à disposition du collaborateur
À son arrivée, le collaborateur s’est vu remettre du matériel (PC, téléphone portable, tenue de travail…) contre un bon de réception. Lors du départ, il convient de récupérer le matériel et faire l’inventaire du matériel manquant. La valeur de ce dernier pourra éventuellement être déduite du solde de tout compte.
Supprimer les accès et les comptes de l’employé
Il est important, principalement pour les postes ayant accès à de la donnée stratégique, de supprimer les accès et de bloquer les comptes de l’ancien employé. Lors de son départ, il est judicieux de faire signer un document au collaborateur stipulant qu’il ne détient plus de documents confidentiels ou de bases de données appartenant à la société.
Clôturez les derniers paiements
Avant son départ, préparez le solde de tout compte de votre employé. Celui-ci comprendra les salaires, les congés payés, l’indemnité de préavis et de l’indemnité de licenciement le cas échéant. Pensez à vérifier les notes de frais !
Transmettre tous les documents administratif au collaborateur
Avant son départ et en plus de son solde de tout compte, le collaborateur doit se voir remettre l’attestation de travail, le certificat de travail, les documents relatifs à la protection sociale et à la formation professionnelle. Pensez également à remettre une copie de la clause de confidentialité qu’il a signée lors de l’Onboarding afin de lui rappeler ses engagements.
Gardez de bons contacts avec le collaborateur
Le collaborateur ambassadeur
Pour préserver votre marque employeur, il est important de laisser une bonne impression aux collaborateurs sortant. Gardez le contact et offrez-lui votre aide. Il est possible de lui demander un témoignage à diffuser sur le site web ou sur les réseaux sociaux de l’entreprise.
Remercier le salarié
Peu importe les raisons de départ du collaborateur, remerciez le pour ces années de travail. Proposez-lui une lettre de recommandation et gardez ses coordonnées personnelles. Vous pouvez également lui organiser un pot de départ afin qu’il passe un dernier moment agréable au sein de l’entreprise.
Réaliser un entretien Feedback
Avant son départ, organisez un entretien avec le collaborateur et une personne des RH. Cela permettra de savoir quelles sont les connaissances et compétences à rechercher chez le collaborateur remplaçant. Profitez-en pour obtenir un feedback franc sur les raisons du départ par exemple. Ces retours constructifs permettent de réaliser des améliorations au sein de l’entreprise.
Il est important de bien se quitter pour mieux se retrouver. Tel devrait être la devise de l’Offboarding. Soigner son Offboarding, c’est s’offrir un ambassadeur de choix pour améliorer votre marque employeur. Mais c’est surtout s’assurer une candidature qualitative dans le future car la tendance est aujourd’hui au retour des collaborateurs chez leurs anciens employeurs.
Diplômé de l’Ecole Supérieure de Commerce de Rennes et après une expérience professionnelle à Londres, Sébastien Canard rejoint Keljob.com en 2000. Par la suite il prend la direction du pôle CRM. En 2008, Sébastien Canard prône le sourcing digital comme la solution indubitable aux difficultés des recruteurs à trouver des candidats qualifiés et co-fonde OpenSourcing, le premier cabinet de recrutement exclusivement tourné vers la chasse de candidats sur l’open-web (réseaux sociaux, sites emploi, CVthèques, méta-moteurs…). Expert du recrutement, Sébastien se passionne pour le digital en partageant et en formant ses collaborateurs aux nouveaux enjeux (Big Data, Inbound Recruiting, Social Sourcing etc…) mais également aux nouvelles techniques de sourcing digital.
