Publié le 04/04/2019, mis à jour le 28/06/2022.

ATS : applicant tracking systems (ATS). Ces logiciels de gestion du recrutement constituent des outils à forte valeur ajoutée pour les entreprises.

Ils permettent en effet aux recruteurs de centraliser toutes les étapes du processus de recrutement, depuis le sourcing des candidats jusqu’aux tâches administratives qui mènent à l’embauche. Toutefois, le choix d’un tel outil de recrutement peut s’avérer plus difficile que prévu : voici tout ce que vous devez savoir avant de choisir votre prochain ATS.

 

Qu’est-ce qu’un ATS ? L’outil de recrutement complet

Avant même de nous pencher sur les usages et les critères de choix d’un bon logiciel ATS, revenons un instant sur ses enjeux et ses fonctionnalités. La grande variété des outils de recrutement proposés sur le marché peut en effet devenir une arme à double tranchant. Bien que les recruteurs puissent trouver un logiciel parfaitement adapté à leurs besoins, le large choix qui leur est offert peut aussi brouiller les pistes et compliquer la prise de décision.

Pour bien choisir votre logiciel ATS, il est donc essentiel de faire le point sur les fonctionnalités que vous attendez de cet outil. Êtes-vous plutôt à la recherche d’une plateforme pour centraliser les candidatures reçues par votre entreprise, ou d’une aide pour trier et présélectionner les profils de vos candidats ?

Disposez-vous déjà d’un outil de suivi pour maintenir le contact avec l’ensemble de vos candidats, actifs comme passifs ? D’une façon générale, un outil ATS comme CandiDesk doit contribuer à simplifier et optimiser le processus de recrutement de votre entreprise. Il devra donc vous permettre de formaliser ce processus, mais aussi vous offrir une vue d’ensemble sur les opportunités d’embauche qui se présentent à vous.

Pour choisir le logiciel le plus adapté à votre organisation, vous devrez donc identifier les besoins réels de votre entreprise, les lacunes éventuelles de son processus de recrutement et les outils dont vous disposez déjà.

 

Logiciels de recrutement : où en sont les entreprises françaises ?

Les avantages des logiciels ATS pour le recrutement ne sont plus à démontrer. Mais qu’en est-il de leur usage au sein des sociétés françaises ? Selon une étude sur les progiciels de recrutement publiée par l’APEC en 2017, 90 % des recruteurs se serviraient de leur logiciel ATS pour recueillir des candidatures, 85 % à l’utiliser pour formaliser et suivre le processus, 83 % s’en servaient pour trier les candidatures et 79 % pour diffuser une offre d’emploi.

Les recruteurs sont donc à la recherche d’outils complets, qui leur permettent d’accélérer l’ensemble du processus de recrutement, de centraliser les informations et de simplifier certaines étapes, comme le sourcing ou le tri des candidatures. Et vous, quels objectifs votre logiciel ATS devra-t-il vous aider à atteindre ?

Seule une vision d’ensemble de votre processus de recrutement vous permettra de sélectionner l’outil le plus adapté à votre entreprise. N’hésitez pas à le schématiser pour formaliser ses différentes étapes, puis interrogez-vous sur les axes d’amélioration potentiels : quelles phases du recrutement prennent le plus de temps, ou s’avèrent les plus problématiques ?

Certaines d’entre elles peuvent-elles être automatisées ? Comment les optimiser ? En commençant par répondre à ces questions, vous ferez émerger des critères de choix évidents pour votre logiciel ATS.

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5 Critères pour bien choisir son ATS

D’après les chiffres présentés dans l’étude APEC, les principales fonctionnalités recherchées par les recruteurs lorsqu’ils choisissent leur outil ATS sont les suivantes : collecte et tri des candidatures, formalisation du processus de recrutement et diffusion d’offres d’emploi.

Mais si les fonctionnalités de votre outil ATS constituent des critères de choix fondamentaux, vous devrez également tenir compte d’autres facteurs, comme le budget ou encore les objectifs que vous poursuivez.   En effet, les besoins d’une TPE/PME et d’un grand groupe ne sont pas les mêmes sur le plan du recrutement.

De la même façon, les ressources allouées à la recherche de candidats varient d’une entreprise à l’autre. Vous devez donc vous concentrer sur vos besoins, vos ressources et vos objectifs propres pour choisir non pas le meilleur ATS, mais l’ATS le plus adapté à votre organisation.

Commencez par identifier les collaborateurs susceptibles d’utiliser l’outil, et pensez à les impliquer dans la prise de décision. Interrogez-les sur leurs besoins, sur les freins qu’ils rencontrent éventuellement au cours d’un recrutement et sur les axes d’amélioration possibles.

Penchez-vous également sur les objectifs de recrutement au sein de votre entreprise pour l’année à venir, mais aussi pour les 5 et 10 prochaines années. Prévoyez-vous de lancer des campagnes de recrutement volumiques, ou au contraire de vous concentrer sur des profils pénuriques ?

L’ensemble de ces questions vous aideront à affiner votre choix. N’oubliez pas de comparer les différentes offres, et privilégiez des solutions flexibles comme CandiDesk. Pensé pour les recruteurs et conçu par des sourceurs, ce logiciel ATS pourrait bien changer la façon dont vous recrutez : et si vous passiez à la vitesse supérieure pour vos recrutements ?

1. L’interface utilisateur : pourquoi est-ce important ?

Si tous vos recruteurs sont rompus aux logiciels de ce type, pas de problème, même une interface compliquée conviendra. Si, en revanche, votre équipe n’est pas habituée à ces outils, une utilisation aussi claire que possible est indispensable, tout comme un accompagnement de l’éditeur pour former ceux de vos collaborateurs qui se serviront de la solution.

 

2. Les possibilités de personnalisation, en quoi est-ce intéressant ?

Certaines fonctionnalités sont plus ou moins communes à toutes les entreprises, mais il y a aussi des besoins plus spécifiques en fonction de votre taille, de votre secteur, de la fréquence et des volumes de vos opérations recrutement, des profils que vous recherchez…

Pas besoin de payer pour une solution complète si vous n’avez besoin que de deux de ses options !

Et à l’inverse, dommage de n’avoir qu’une solution partielle et de s’apercevoir qu’elle ne sert pas à grand-chose sans les fonctionnalités manquantes… Pensez par exemple à la possibilité d’ajouter des utilisateurs, qui vous sera utile en cas d’arrivée d’un nouveau membre dans votre équipe recrutement.

 

3. La longévité de l’éditeur, pour des garanties sur la durée

Alors que certains éditeurs de logiciel œuvrent sur leur marché depuis des lustres, d’autres se font et se défont au gré des tendances et des situations économiques.

Si vous voulez être certain de toujours pouvoir utiliser votre logiciel dans quelques années, choisissez un éditeur bien établi historiquement, ou pourquoi pas un cabinet fermement implanté ayant développé sa propre solution.

 

4. Les outils d’analyse, pour optimiser le recrutement : pourquoi est-ce important ?

Quel est l’intérêt d’un logiciel de recrutement s’il n’est pas capable d’analyser les performances de recrutement (KPIs RH) pour vous permettre de prendre des mesures qui amélioreront l’efficacité de vos processus ?

Nombre de CV reçus par source, de candidats convoqués en entretien, de candidatures inadaptées, de candidatures spontanées, statistiques sur le nombre de visiteurs et de clics par offre…

Toutes ces données vous permettront de concentrer vos efforts sur les techniques et outils les plus efficaces en fonction de vos postes à pourvoir.

5. Cloud ou pas ?

Aujourd’hui, la majorité des éditeurs d’ATS privilégient le cloud. C’est à dire un logiciel SaaS, accessible directement depuis votre navigateur internet. Toutefois, les éditeurs traditionnels peuvent encore vous proposer d’installer leur ATS directement sur votre ordinateur.

En fait, le choix dépend de vous : votre entreprise est-elle traditionnellement très attachée aux outils “on-premises” ? Sera-t-il difficile de convaincre les utilisateurs de se mettre à l’accès à distance ? Selon la durée de votre utilisation, l’achat d’une licence est-il plus ou moins rentable qu’un abonnement ?

 

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Dan Guez
Écrit par : Dan Guez

Pionnier du Digital et Social Sourcing en France, Dan Guez évolue depuis près de 20 ans dans le monde du recrutement digital. Après plusieurs années au service d’Adecco puis Keljob, il devient Sales Manager du groupe AdenClassifieds (Cadremploi, Keljob). En 2008, Dan Guez co-fonde OpenSourcing, le premier cabinet de recrutement parisien exclusivement tournée vers la chasse de candidats sur Internet (open-web , réseaux sociaux, sites emploi, CVthèques, métamoteurs…). En 2014, il décide d’aller encore plus loin dans l’accompagnement de ses clients en faisant développer en interne un ATS 100% sourcing ! Reconnu dans l’écosystème RH français pour son expertise, Dan Guez intervient régulièrement sur des événements portant sur le recrutement digital et les thématiques du sourcing.

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