Publié le 14/12/2019, mis à jour le 24/05/23
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Si recevoir une lettre de refus de candidature est un moment désagréable pour un candidat à l’embauche, cette étape est tout aussi pénible côté employeur.
Pourtant, prendre le temps de bien rédiger une lettre de refus ou préparer l’annonce orale d’une candidature non retenue est une étape importante que trop d’employeurs négligent encore.
Certes, d’un point de vu juridique, l’entreprise n’a aucune obligation de justifier un refus de candidature.
Cependant, dans les faits, informer le candidat des motivations d’un refus sera bénéfique pour les deux parties, et évitera tout quiproquo de type discrimination à l’embauche.
Voici quelques conseils utiles pour bien refuser une candidature non retenue sans vexer le postulant.
Bannissez les modèles de lettre, mais inspirez-vous en
Les phrases du type « Merci pour votre candidature au poste de […], mais nous sommes au regret de vous annoncer que nous n’avons pas retenu… » suivi d’un « nous vous souhaitons bonne chance dans vos futures recherches » et d’un banal « Cordialement » ne suffisent pas.
Envoyer un template rempli de phrases vagues, générales et toutes faites, est presque pire que de ne pas répondre du tout.
Bien sûr, rien ne vous empêche d’avoir recours à un modèle de lettre de refus de candidature pour gagner du temps.
Cependant, il devra juste vous servir de base à personnaliser. Prendre le temps de rédiger une lettre de refus de candidature personnalisée pour chaque candidat peut sembler être une perte de temps, ou en tout cas être loin d’être une priorité.
Cependant, cela sera bénéfique tant pour l’image de votre entreprise que pour vos futures campagnes de recrutement.
Comment personnaliser ces lettres lors de grandes campagnes de recrutement ?
Personnaliser chaque lettre de refus peut être encore plus compliqué si vous avez lancé une campagne de recrutement de grande envergure, et que vous avez par exemple 300 lettres de refus à envoyer.
Dans ce cas, il est toujours possible de trouver des phrases qui seront personnalisées même si les mêmes seront envoyées à plusieurs candidats. Concrètement, classez et groupez vos candidatures non retenues par motif.
Ensuite, rédigez une seule lettre personnalisée pour chaque groupe contenant le motif précis du refus.
Cette solution intermédiaire permet de gagner du temps tout en évitant les lettres purement généralistes, et en envoyant à chacun de vos candidats une lettre de refus clairement détaillée et correspondant à chaque type de profil visé.
Voici un modèle de lettre de refus pour les candidatures refusées
Attention, nous insistons sur le fait que ce modèle doit être personnalisé, contextualisé. Vous pouvez le réutiliser en guise de base de rédaction.
Objet : Résultat de votre candidature
Cher(e) [Nom du candidat],
Nous tenons à vous remercier sincèrement d’avoir postulé au poste de [Intitulé du poste] au sein de notre entreprise. Nous avons passé en revue attentivement votre candidature et nous vous écrivons pour vous informer que, malheureusement, nous avons pris la décision de ne pas retenir votre candidature pour ce poste.
Nous tenons à souligner que notre décision n’a pas été facile à prendre, compte tenu du niveau de compétence et des qualifications des candidats que nous avons rencontrés tout au long du processus de sélection. Bien que votre profil ait retenu notre attention, d’autres candidats ont répondu de manière plus spécifique aux exigences du poste.
Nous comprenons parfaitement que cette nouvelle puisse être décevante pour vous. Nous tenons néanmoins à vous rappeler que la sélection d’un candidat se fait sur la base de plusieurs critères spécifiques liés aux compétences et à l’expérience requises pour le poste, ainsi qu’à la correspondance avec notre culture d’entreprise.
Bien que nous ne puissions pas fournir de commentaires détaillés sur les raisons spécifiques de notre décision, nous tenons à vous donner quelques conseils généraux pour améliorer vos futures candidatures :
- Mettez en évidence vos réalisations et compétences pertinentes pour le poste : Assurez-vous de bien mettre en avant les compétences et les réalisations qui correspondent directement aux attentes du poste pour lequel vous postulez. Il est important de mettre en valeur votre valeur ajoutée et votre expertise.
- Personnalisez votre candidature : Adaptez votre CV et votre lettre de motivation en fonction de chaque offre d’emploi spécifique. Montrez que vous avez pris le temps de vous renseigner sur l’entreprise et le poste, et expliquez clairement en quoi votre expérience correspond aux besoins spécifiques de l’entreprise.
- Préparez-vous pour les entretiens : Préparez-vous en amont en recherchant des informations sur l’entreprise et en vous entraînant à répondre aux questions courantes lors des entretiens. Soyez prêt(e) à démontrer vos compétences et votre motivation de manière concrète.
- Sollicitez des retours constructifs : N’hésitez pas à solliciter des retours constructifs sur votre candidature auprès de personnes de confiance ou de professionnels du recrutement. Cela peut vous aider à identifier vos points forts et les domaines dans lesquels vous pourriez vous améliorer.
Nous vous encourageons vivement à poursuivre vos recherches et à persévérer dans votre démarche. Le marché du travail est compétitif, mais nous sommes convaincus que vous trouverez une opportunité qui correspondra à vos qualifications et à vos aspirations.
Nous vous remercions encore une fois d’avoir exprimé votre intérêt pour notre entreprise. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos futures démarches et espérons que nos chemins se croiseront à nouveau.
Cordialement,
[Votre nom] [Votre poste]
[Nom de l’entreprise]
[Coordonnées de contact]
Des motifs clairs, objectifs et factuels
Une rigueur presque scientifique
Pour refuser proprement une candidature sans vexer le postulant, la meilleure solution est d’être le plus objectif possible dans l’explication de vos motivations.
C’est le moment délicat où il faut être honnête sans toutefois manquer de tact. En fonction du motif de refus, cette tâche peut être plus ou moins compliquée.
Par exemple, s’il manque au candidat une compétence primordiale pour le poste, alors la justification sera beaucoup plus simple à rédiger clairement que s’il s’agit de motifs plus subjectifs tels que par exemple le manque d’expérience par rapport à d’autres candidats.
Dans tous les cas, exposez les faits clairement.
Dans notre exemple précédent, cela pourrait donner par exemple : « Nous sommes au regret de vous annoncer que votre candidature n’a pas été retenue.
En effet, nous avons choisi de retenir un profil ayant une expérience supérieure à la vôtre, et/ou plus directement liée à nos activités. ».
Soyez honnête
Évitez à tout prix les formulations du type « Votre profil est formidable mais… » ou « Vous êtes trop qualifié pour ce poste ».
Il n’y a pas pire pour faire croire au candidat que vous vous moquez de lui, même si ce n’est pas votre intention.
Allez simplement droit au but, en étant honnête tout en faisant preuve de tact. Si toutefois vous tombez réellement sur un profil trop qualifié que vous souhaitez conserver pour de futures opportunités, dites-le avec honnêteté, en précisant pour quel poste et pour quelles raisons précises.
Dans le cas contraire, votre non devra être ferme et ne pas laisser la moindre ouverture.
Ce qu’il faut retenir pour refuser une candidature sans vexer la personne qui postule, est d’être franc, direct et honnête tout en faisant preuve de tact. Certes l’exercice est loin d’être facile, mais le deviendra à force de pratique.
Dans tous les cas, votre refus devra être détaillé et personnalisé au maximum.
C’est une tâche pénible et chronophage, mais essentielle ne serait-ce que pour maintenir la bonne image de votre entreprise et ne pas nuire à vos futures campagnes de recrutement.
A lire en complément : comment éviter la discrimination à l’embauche en tant que recruteur ?
Diplômé de l’Ecole Supérieure de Commerce de Rennes et après une expérience professionnelle à Londres, Sébastien Canard rejoint Keljob.com en 2000. Par la suite il prend la direction du pôle CRM. En 2008, Sébastien Canard prône le sourcing digital comme la solution indubitable aux difficultés des recruteurs à trouver des candidats qualifiés et co-fonde OpenSourcing, le premier cabinet de recrutement exclusivement tourné vers la chasse de candidats sur l’open-web (réseaux sociaux, sites emploi, CVthèques, méta-moteurs…). Expert du recrutement, Sébastien se passionne pour le digital en partageant et en formant ses collaborateurs aux nouveaux enjeux (Big Data, Inbound Recruiting, Social Sourcing etc…) mais également aux nouvelles techniques de sourcing digital.
