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Si recevoir une lettre de refus de candidature est un moment désagréable pour un candidat à l’embauche, cette étape est tout aussi pénible côté employeur. Pourtant, prendre le temps de bien rédiger une lettre de refus ou préparer l’annonce orale d’une candidature non retenue est une étape importante que trop d’employeurs négligent encore. Certes, d’un point de vu juridique, l’entreprise n’a aucune obligation de justifier un refus de candidature. Cependant, dans les faits, informer le candidat des motivations d’un refus sera bénéfique pour les deux parties, et évitera tout quiproquo de type discrimination à l’embauche. Voici quelques conseils utiles pour bien refuser une candidature non retenue sans vexer le postulant.

Bannissez les modèles de lettre

Les phrases du type « Merci pour votre candidature au poste de […], mais nous sommes au regret de vous annoncer que nous n’avons pas retenu… » suivi d’un « nous vous souhaitons bonne chance dans vos futures recherches » et d’un banal « Cordialement » ne suffisent pas. Envoyer un template rempli de phrases vagues, générales et toutes faites, est presque pire que de ne pas répondre du tout. Bien sûr, rien ne vous empêche d’avoir recours à un modèle de lettre de refus de candidature pour gagner du temps. Cependant, il devra juste vous servir de base à personnaliser. Prendre le temps de rédiger une lettre de refus de candidature personnalisée pour chaque candidat peut sembler être une perte de temps, ou en tout cas être loin d’être une priorité. Cependant, cela sera bénéfique tant pour l’image de votre entreprise que pour vos futures campagnes de recrutement.

Comment personnaliser ces lettres lors de grandes campagnes de recrutement ?

Personnaliser chaque lettre de refus peut être encore plus compliqué si vous avez lancé une campagne de recrutement de grande envergure, et que vous avez par exemple 300 lettres de refus à envoyer. Dans ce cas, il est toujours possible de trouver des phrases qui seront personnalisées même si les mêmes seront envoyées à plusieurs candidats. Concrètement, classez et groupez vos candidatures non retenues par motif. Ensuite, rédigez une seule lettre personnalisée pour chaque groupe contenant le motif précis du refus. Cette solution intermédiaire permet de gagner du temps tout en évitant les lettres purement généralistes, et en envoyant à chacun de vos candidats une lettre de refus clairement détaillée et correspondant à chaque type de profil visé.

Des motifs clairs, objectifs et factuels

Une rigueur presque scientifique

Pour refuser proprement une candidature sans vexer le postulant, la meilleure solution est d’être le plus objectif possible dans l’explication de vos motivations. C’est le moment délicat où il faut être honnête sans toutefois manquer de tact. En fonction du motif de refus, cette tâche peut être plus ou moins compliquée. Par exemple, s’il manque au candidat une compétence primordiale pour le poste, alors la justification sera beaucoup plus simple à rédiger clairement que s’il s’agit de motifs plus subjectifs tels que par exemple le manque d’expérience par rapport à d’autres candidats. Dans tous les cas, exposez les faits clairement. Dans notre exemple précédent, cela pourrait donner par exemple : « Nous sommes au regret de vous annoncer que votre candidature n’a pas été retenue. En effet, nous avons choisi de retenir un profil ayant une expérience supérieure à la vôtre, et/ou plus directement liée à nos activités. ».

Soyez honnête

Évitez à tout prix les formulations du type « Votre profil est formidable mais… » ou « Vous êtes trop qualifié pour ce poste ». Il n’y a pas pire pour faire croire au candidat que vous vous moquez de lui, même si ce n’est pas votre intention. Allez simplement droit au but, en étant honnête tout en faisant preuve de tact. Si toutefois vous tombez réellement sur un profil trop qualifié que vous souhaitez conserver pour de futures opportunités, dites-le avec honnêteté, en précisant pour quel poste et pour quelles raisons précises. Dans le cas contraire, votre non devra être ferme et ne pas laisser la moindre ouverture. Ce qu’il faut retenir pour refuser une candidature sans vexer la personne qui postule, est d’être franc, direct et honnête tout en faisant preuve de tact. Certes l’exercice est loin d’être facile, mais le deviendra à force de pratique. Dans tous les cas, votre refus devra être détaillé et personnalisé au maximum. C’est une tâche pénible et chronophage, mais essentielle ne serait-ce que pour maintenir la bonne image de votre entreprise et ne pas nuire à vos futures campagnes de recrutement.

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