6 étapes clés pour onboarder un nouveau collaborateur

Onboarder : définition

Nous pourrions traduire onboarding en français par “embarquement” mais surtout par le terme d’intégration RH, qui est plus approprié. Onboarder un nouveau collaborateur implique de soigner son expérience collaborateur dès la fin du processus de recrutement et jusque les six premiers mois de son intégration dans l’entreprise. Ainsi, l’onboarding est un parcours qui démarre dès la contractualisation de l’embauche et se termine lorsque le salarié a trouvé sa place dans les équipes.

Comment réussir un onboarding RH ?

Réussir l’onboarding ne veut pas dire soigner uniquement l’arrivée du salarié. Au-delà du premier jour de travail, il faut penser un parcours qui lui permette de se saisir pleinement de ses missions, de s’imprégner des valeurs de l’entreprise, et de s’intégrer durablement dans l'équipe. Or selon Gallup, seulement 12% des salariés sont satisfaits de leur processus d’onboarding. Pour faire mieux, suivez nos conseils !

La pyramide de l’engagement

Pour organiser le parcours d’intégration du salarié, vous pouvez utiliser la pyramide de l'engagement. Celle-ci suggère qu’il faut d’abord répondre aux besoins primaires du collaborateur avant de prendre soin de ses besoins secondaires, c’est-à-dire, l’appartenance, la reconnaissance et le développement des compétences.

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Concrètement, cela signifie que vous devez vous assurer d’avoir apporté au salarié toutes les informations et le matériel de base qui lui permettent de démarrer son travail, avant de penser aux étapes suivantes : l’intégration dans l’équipe, l’implication dans les missions et la reconnaissance des progrès réalisés durant les premiers mois de travail.

Les erreurs à ne pas commettre lors de l’onboarding d’un collaborateur

51% des collaborateurs interrogés considèrent que le processus d’onboarding pourrait être amélioré (enquête OfficeVibe, the State of Employee Engagement, 2016 – 2018). 

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Cela s’explique car les entreprises commettent souvent certains impairs lors de l'arrivée d’un collaborateur. Parmi les erreurs à éviter pour réussir l’onboarding d’un nouveau salarié :

• Sur-solliciter la nouvelle recrue dès les premiers jours de travail ;
• Noyer le salarié sous un flot d’informations et de réunions ;
• Ne pas organiser son arrivée dans l’entreprise ;
• Négliger ses besoins primaires, tels que la remise de son contrat et de son matériel de travail ;
• Confondre le parcours d’intégration avec l’organisation du premier jour de la collaboration.

6 étapes pour onboarder un nouveau collaborateur

Pour accueillir et intégrer une nouvelle recrue, plusieurs étapes s’imposent. Voici les principales.

Synthétiser toutes les informations nécessaires à l’intégration de la nouvelle recrue

Un bon onboarding est la suite logique d’une expérience candidat réussie. Aussi, les étapes administratives qui suivent l’embauche (signature du contrat, remise des documents mutuelle et prévoyance, etc.) doivent être les plus fluides possible et organisées en amont du premier jour de travail. Une intégration réussie nécessite d’abord une bonne préparation. 

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Avant l’arrivée du nouveau collaborateur, vous devez avoir préparé tous les éléments dont aura besoin le salarié au moment de sa prise de poste : livret d’accueil, fiche de poste, contrat de travail, matériel, agenda des premiers jours de travail, etc. 

Préparer le poste de travail du nouveau salarié

D’après Brillant Ink, 43 % des salariés ont mentionné que le premier jour semblait être désorganisé et confus. Ne donnez donc pas une mauvaise image dès le départ : préparez correctement le poste de travail du salarié ! Cela implique de préparer les mots de passe et les sessions utilisateurs pour qu’il puisse se connecter facilement aux différents applicatifs métiers dont il aura besoin au quotidien. 

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Évidemment, n’oubliez pas de rassembler toutes les informations sur ses missions, ses objectifs et ses tâches. Le manager doit pouvoir lui donner, dès le premier jour de travail, une vision claire de son planning de travail et de ses activités.

Désigner un référent ou un tuteur d’intégration

Si le manager est l’acteur principal du processus d’intégration du nouveau salarié, un référent peut aussi être désigné au sein de l’équipe. Celui-ci aura pour rôle de guider la nouvelle recrue tout au long de son onboarding, de lui présenter ses principaux interlocuteurs, et de lui donner tous les rouages de l’entreprise.

 Le mentor - ou référent - accompagne le collaborateur en lui fournissant toutes les bases pour s'adapter à son nouvel environnement de travail. C’est un véritable guide qui doit avoir des qualités de communication, d’écoute et une certaine patience pour répondre aux problématiques que rencontre la nouvelle recrue.

Réussir la première journée de travail du salarié

Pour réussir la première journée de travail du salarié, commencez par lui donner un planning clair de la première journée de travail. Celui-ci devra inclure une rencontre avec le manager, une visite de l’entreprise et un temps convivial avec l’équipe. Un déjeuner convivial, ou un café, est essentiel pour démontrer à la nouvelle recrue qu’elle est attendue avec impatience !

Favoriser l’intégration au sein de l’équipe

Pour favoriser l’intégration du salarié au sein de l’équipe, vous pouvez lui assigner un binôme lors des premiers mois de travail. Cela favorisera la transmission de la culture et des valeurs de l’entreprise. Aussi, n’hésitez pas à multiplier les temps de convivialité durant les premières semaines, afin que le nouveau collaborateur puisse se familiariser avec ses nouveaux collègues de travail dans un cadre décontracté.

Accompagner le nouveau salarié

Pendant les premiers mois d’activité, n’hésitez pas à faire des points réguliers pour souligner les avancées du collaborateur et identifier les axes de progrès. Le développement des compétences est un axe majeur d’une intégration réussie. Aussi, donnez au salarié l'accès aux différentes sessions de formation prévues dans le parcours d’intégration, afin que ce dernier puisse monter en compétences facilement pour réaliser correctement ses missions.

Bonus : l’onboarding des intérimaires et des freelances

Maintenant que vous savez comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur, vous vous demandez peut-être si l’onboarding des intérimaires et des freelances obéit aux mêmes règles. Tout à fait ! Ce n’est pas parce que l’on n’est pas salarié de l’entreprise que l’on doit subir un parcours d’intégration bâclé ou de seconde zone. 

Comment onboarder les intérimaires ?

Dans le cas des intérimaires, les formalités administratives sont réalisées directement par l’agence d’intérim ou le cabinet de recrutement spécialisé. Le parcours d’intégration doit alors se concentrer sur l’intégration des intérimaires dans les équipes. Cela peut se faire à l’aide de l’organisation d’un déjeuner de présentation, ou lors d’un accueil café dans les locaux de l’entreprise. 

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Comme pour l’onboarding d’un nouveau salarié, vous pouvez nommer un référent dans vos équipes qui aura pour rôle de guider l’intérimaire durant ses premiers jours de travail.

Réussir l’onboarding d’un freelance

D’après le rapport Human Capital Trends Report publié par Deloitte, seuls 54% des entreprises ont mis en place un vrai processus d’onboarding pour les travailleurs non-salariés (consultants, freelances, intérimaires). Pourtant ce processus pose les bases d’une collaboration efficace et ne doit pas être négligé. Réservez-lui le même accueil qu’à un salarié et faites en sorte de lui transmettre efficacement les valeurs et la culture de l’entreprise.

Pour conclure

La réussite de l'onboarding d'un nouveau collaborateur est cruciale pour son intégration et sa fidélisation à long terme. Ce processus, bien au-delà de la simple préparation administrative, nécessite une attention particulière aux besoins primaires et secondaires du salarié. 

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Une approche structurée et empathique pour onboarder un salarié, englobe la préparation du poste de travail, la désignation d'un référent, et l'accompagnement durant les premiers mois. Il en va de même pour les intérimaires et les freelances, qui méritent une intégration soignée pour une collaboration fructueuse. En définitive, un onboarding réussi est un investissement stratégique pour la santé et la culture de l'entreprise, ne le négligez pas !

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