ATS : Définition & Exemple d'utilisation pour les recruteurs

Définition d’un Applicant Tracking System

Dans la grande famille des SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), l’ATS ou Applicant Tracking System est un logiciel spécialisé dans la gestion de candidatures, pour ce qui est de sa définition littérale.

Dans les faits, il permet par ses nombreuses fonctionnalités de gérer la totalité de vos processus de recrutement, de l’élaboration de vos besoins à l’intégration des candidats nouvellement embauchés.

Logiciel installé ou SaaS ?

Il existe deux types d’ATS. Certains sont des progiciels, dont l’entreprise achète des licences pour pouvoir les installer directement sur les postes de travail ou serveurs de l’entreprise.

D’autres sont des logiciels en SaaS ou Software as a Service.

Dans ce cas, l’entreprise paye un abonnement pour accéder au logiciel qui est hébergé sur un serveur distant appartenant au fournisseur de services.

Les deux systèmes présentent leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, depuis quelques années, les ATS proposés en SaaS, remportent un plus grand succès.

Ils sont plus flexibles et moins coûteux, y compris sur le long terme, ce qui les rend mieux adaptés et accessibles à un panel plus large d’entreprises.

Les principales fonctionnalités d’un ATS

Voici une liste non exhaustive de toutes les tâches que peut accomplir un logiciel ATS. Retenez qu’elles peuvent varier d’un ATS à l’autre, et être adaptées à vos besoins :

• Multidiffusion automatique des offres d’emploi.
• Centralisation de toutes les étapes de recrutement.
• Optimisation de la gestion et la sélection des candidatures grâce au matching et au scoring.
• Création de fiches candidats détaillées.
• Comptes-rendus d’entretiens.
• Import de CV multi-sélection.

Toutes ces fonctionnalités ont pour objectif de répondre aux problématiques chronophages rencontrées par les recruteurs telles que :

• Poster manuellement des offres d’emploi sur de nombreux canaux différents.
• Essayer de récolter des statistiques de ces canaux externes pour effectuer le suivi du processus de recrutement.
• Gérer toute la phase de contact des candidats, prise de RDV, entretiens etc. avec de nombreux outils différents (boîte email, Excel, CV et lettres de motivation en version papier etc.).
• Créer une page dédiée sur le site web de l’entreprise pour regrouper les offres d’emploi.

La fonctionnalités CVthèque

Les logiciels ATS disposent d’une CVthèque améliorée, notamment au niveau des fonctionnalités de recherche et de filtrage des candidatures. Mots-clés, opérateurs booléens, critères précis de filtrage, options d’importation de CV et bien d’autres fonctionnalités encore permettent de trouver rapidement les candidatures que vous recherchez selon votre candidate persona ou le profil du poste.

Les CVthèque gérées par les ATS permettent de se constituer rapidement un vivier de candidatures et d’optimiser son sourcing lors de campagnes de recrutement. Ils seront également utiles tout au long du suivi des candidatures, y compris pour le suivi post-recrutement.

La pré-sélection de candidatures

Les logiciels ATS permettent également de faire des pré-sélections de candidatures afin de ne contacter que les profils intéressants pour le poste à pourvoir, ou encore de sélectionner et classer les profils tout au long du processus de recrutement, pour un suivi précis et continu.

Les algorithmes de matching et de scoring font partie des fonctionnalités grâce auxquelles vous pouvez sélectionner avec précision les candidats qui correspondent au profil du poste à pourvoir, en fonction de leurs compétences, de leurs expériences ou encore de leurs soft skills.

La gestion des entretiens directement dans l'ATS

Fiches candidat détaillées, comptes-rendus d’entretiens, absolument toutes les interactions que vous aurez avec vos candidats pourront être enregistrées et conservées dans l’ATS. Vous pourrez ainsi effectuer un suivi plus précis et plus rapide de vos entretiens, sélectionner ceux qui se sont le mieux passés etc. Ce type de fonctionnalité peut s’avérer d’une grande aide notamment pour les recrutements volumiques.

Plus généralement, l’objectif d’un bon logiciel ATS est de vous accompagner dans la gestion de vos campagnes de recrutement dans tous leurs aspects, du sourcing à l’intégration des nouveaux embauchés en passant par la diffusion de vos offres d’emploi.

Tout pour gérer vos campagnes de recrutement de A à Z

Il serait trop long de détailler ici toutes les fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les logiciels ATS. Cependant, voici une liste non exhaustive des fonctionnalités disponibles dans les logiciels ATS, qui permettent de suivre et de gérer vos campagnes de recrutement de A à Z :

• Diffusion automatisée et multi-canaux de vos offres d’emploi (site web de l’entreprise, sites web d’offres d’emploi, réseaux sociaux)
• E-mails automatiques personnalisables
• Statistiques détaillées des performances de vos campagnes de recrutement
• Intégration d’autres outils (Gmail, Zendesk etc.)
• Application mobile pour gérer vos campagnes de recrutement où que vous soyez

ATS : Exemples concrets d’utilisation

La diffusion d’offres d’emploi

La possibilité de diffuser une ou plusieurs offres d’emploi, en quelques clics, sur plusieurs canaux de diffusion différents, qu’ils soient gratuits ou payants, est l’une des fonctionnalités les plus appréciées et les plus utilisées par les recruteurs.

Une fois l’annonce rédigée, cette fonctionnalité permet un premier gain de temps considérable. Par ailleurs, les annonces sont sauvegardées et peuvent être réutilisées lors de recrutements futurs.

La gestion des candidatures

Importation de CV provenant de plusieurs sources différentes, présélection détaillée, matching et scoring pour comparer rapidement et précisément les candidatures aux fiches de poste, les fonctionnalités ne manquent pas pour vous permettre de gérer vos candidats de leur sélection à leur intégration dans l’entreprise.

Les logiciels ATS permettent également de gérer les candidatures acquises par le biais d’autres méthodes de sourcing telles que la cooptation, les candidatures papiers spontanées etc.

Le suivi grâce aux KPI

L’ATS peut vous fournir directement et en temps réel de nombreux indicateurs RH (KPI) pour que vous puissiez effectuer un suivi détaillé et permanent de vos campagnes de recrutement.

Mesure de l’efficacité des canaux de recrutement utilisés, ratio de sélection des candidatures, taux de recrutement, évaluation détaillée des coûts, l’ATS permet de bien préparer et d’optimiser vos processus de recrutement à chaque instant.

Si vous souhaitez avoir des informations plus complètes et détaillées sur les KPI et leur utilisation en recrutement, vous pouvez également télécharger gratuitement notre ebook KPI & Recrutement.

Les ATS, toujours plus perfectionnés et adaptatifs, sont devenus des atouts incontournables pour les entreprises.

Autrefois réservés à ceux qui souhaitaient normaliser leurs processus de recrutement pour répondre à des besoins volumiques et/ou fréquents, les ATS se démocratisent désormais avec des offres complètes et modulables.

Avec des besoins préalablement bien identifiés et un ATS qui répond précisément à ces besoins sans fonctionnalités payantes supplémentaires inutiles, vos processus de recrutement seront optimisés, et vous gagnerez un temps précieux tout en augmentant leur rentabilité et en générant des économies substantielles pour votre entreprise.

Bien choisir votre ATS

Définissez vos besoins

Il existe de nombreux logiciels ATS sur le marché. Si tous ont des fonctionnalités communes car indispensables à tout recrutement, ils ont également des différences notables dont il faut tenir compte avant de faire votre choix. Certains conviendront plutôt pour des recrutements volumiques, d’autres pour cibler des profils pénuriques.

Certains ont été conçus à destination des TPE/PME, d’autres à destination des grands groupes. Pour résumer, bien choisir son ATS consiste avant tout à le choisir en fonction de vos besoins précis en termes de ressources humaines et de recrutement, et non en fonction du nombre de fonctionnalités qu’il propose.

ATS, CRM ou les deux ?

Le CRM ou Customer Relationship Management est un logiciel qui sert à gérer les relations client, fidéliser ces derniers, augmenter le chiffre d’affaire etc. Néanmoins, il est également très utilisé en recrutement pour gérer la relation candidat et fidéliser les meilleurs talents. C’est la raison pour laquelle certains ATS proposent une interface CRM intégrée.

Alors CRM ou ATS ? Les deux si possible. Le fait est que les deux types de logiciels se complètent très bien dans le domaine du recrutement. Le premier va se concentrer sur la gestion des candidats et de la relation instaurée avec eux, tandis que le second va se concentrer sur le processus de recrutement dans ses moindres détails.

Il existe aujourd’hui des logiciels ATS pour tous les types d’entreprises et tous les types de besoins en recrutement. Certains ATS sont à la fois très complets et offrent un excellent rapport qualité/prix, qui les rendent adaptés à tous les types de besoins.

Cependant, il est indispensable de bien définir vos besoins en recrutement au préalable, afin de choisir votre ATS « idéal », qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin avant tout. Leur avantage réside surtout dans le fait qu'ils font gagner du temps et par conséquence, de l'argent.

Prochaine étape : mettre en place un ATS.