Qu'est-ce qu'un SIRH ? Définition, avantages & logiciels

Définition du SIRH

Le SIRH ou Système d’Information Ressources Humaines est, comme son nom l’indique, un système regroupant plusieurs outils (généralement de type logiciels ou applications) permettant de gérer les processus RH. En pratique, certains logiciels très complets peuvent suffire à eux seuls à constituer un SIRH.

Concrètement, le SIRH permet :

• La gestion de la paie
• La gestion des formations
• L’organisation et la gestion des processus de recrutement
• La gestion du temps
• La gestion administrative
• La gestion des entretiens annuels
• Etc.

L’objectif principal de la mise en place d’un SIRH en entreprise est de faciliter et optimiser le traitement de tous les processus RH, ainsi que de fluidifier les échanges d’informations et la communication entre les différents collaborateurs concernés (direction, managers, RH, production, communication, marketing etc.).

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

Depuis l’explosion de l’utilisation d’internet et des outils numériques dans nos sociétés en général, la digitalisation des entreprises est devenue indispensable. La mise en place d’un SIRH fait partie de ce processus de digitalisation, et présente par ailleurs de nombreux avantages.

Optimisation, réactivité et flexibilité

De manière générale, utiliser un SIRH pour gérer tous les processus RH qui peuvent l’être par ce biais, permet de faciliter cette gestion. La centralisation des informations, la possibilité de communiquer et d’échanger des informations en temps réel et sans limite géographique, offrent à l’entreprise de nombreuses possibilités d’optimisation et d’adaptation au quotidien.

Gain de temps et optimisation des coûts

Si le SIRH représente un certain budget lors de sa mise en place dans l’entreprise, selon les besoins et les solutions choisies, il permet, y compris à court terme, de réaliser des économies et de réduire les coûts des processus RH de manière durable.

Par ailleurs, la possibilité d’automatiser de nombreuses tâches importantes, mais chronophages et répétitives, permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches ayant le plus de valeur ajoutée pour l’entreprise et nécessitant des compétences humaines.

Par exemple, une équipe de recrutement qui automatise une partie de son processus de sourcing et de présélection des candidatures, pourra alors pleinement se concentrer sur les entretiens d’embauche ou encore le parcourt d’intégration du futur embauché.

Quels logiciels utiliser ?

Les logiciels internes ou ERP

Il s’agit de la solution classique, qui consiste à installer un logiciel sur vos serveurs en interne. L’avantage de cette solution est qu’elle facilite le maintien de la sécurité des données. Cependant, les logiciels internes sont de moins en moins utilisés car ils présentent certains inconvénients :

• Un coût d’installation, de gestion et de mise à jour régulière plus élevé ;
• Un choix de personnalisation des fonctionnalités limité.

Les logiciels en SaaS

SaaS, pour « Software as a Service », signifie que l’entreprise loue un logiciel SIRH à un éditeur via un abonnement généralement mensuel. Avec cette solution, pas d’installation logicielle complexe et coûteuse en interne, pas de nécessité de mise à jour et de maintenance. C’est l’éditeur qui se charge de tout cela, et qui héberge le logiciel sur ses serveurs.

L’avantage de cette solution, de plus en plus choisie par les entreprises, est qu’elle offre une plus grande flexibilité et en même temps une meilleure maîtrise du budget alloué, avec une mise en place beaucoup plus rapide, et un choix plus personnalisé de fonctionnalités.

L’inconvénient est que les données de l’entreprise seront, elles aussi, stockées sur les serveurs du fournisseur, même si ces données seront bien entendu hautement sécurisées.

Exemple : le logiciel ATS typique

N'importe quel logiciel ATS est un excellent exemple d’outil SIRH efficace et complet. Axé sur le recrutement et ciblant principalement les PME, les ATS sont des logiciels type ATS (Applicant Tracking System) en SaaS (abonnement mensuel).

Avec ses nombreuses fonctionnalités, ils permettent de gérer l’intégralité de vos processus de recrutement :

• Recherche de candidatures avec de nombreux filtres (mots-clés, lieux, compétences, diplômes etc.) ;
• Importation de votre CVthèque ;
• Création de fiches de poste ;
• Multidiffusion de SMS ou d’emails (réponses aux candidats, communication interne etc.) ;
• Regroupement et suivi des candidatures ;
• Multidiffusion d’offres d’emploi ;
• Création d’un jobboard personnalisé ;
• Matching et scoring des candidatures ;
• Présélection automatisée ;
• Comptes rendus d’entretiens ;
• Organisation d’entretiens vidéo ;
• Etc.

La digitalisation des entreprises et l’utilisation d’un SIRH n’est désormais plus l’apanage des grandes entreprises. Toutes les entreprises, y compris les TPE/PME, ont aujourd’hui dans leurs priorités le déploiement d’outils digitaux leur permettant d’optimiser leurs processus et de rester compétitives.

Les RH et le recrutement, qui constituent l’un des noyaux centraux du bon fonctionnement et de la réussite d’une entreprise, n’échappent pas à cette nécessité. Heureusement, il existe sur le marché des solutions adaptées aux besoins et aux activités de chaque entreprise.

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